Für Kleinspenden bis 200 EUR ist in Deutschland keine Zuwendungs-bestätigung (“Spendenbescheinigung”) nach amtlichem Muster nötig – es genügt ein Beleg aus dem Name und Kontonummer oder ein sonstiges Identifizierungsmerkmal des Auftraggebers und des Empfängers, der Betrag, der Buchungstag sowie die tatsächliche Durchführung der Zahlung hervorgehen.
Auf dem Beleg müssen dabei folgende Angaben stehen:
- Angaben über die Freistellung des Empfängers von der Körperschaftsteuer
- der Verwendungszweck der Spende
- dass es sich bei der Zuwendung um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt
Dabei sind zwei Belege erforderlich:
- ein vom Spendenempfänger (gemeinnützige Einrichtung) hergestellter Beleg mit Angaben über die Körperschaftsteuerfreistellung und dazu, ob es sich bei der Zuwendung um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt.
- die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts (§ 50 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b EStDV).
Das kann eine Einzahlungsbeleg aber auch der Kontoauszug sein. Auch ein selbst erstellter Online-Banking-Ausdruck genügt Nachweis, wenn aus ihm Name und Kontonummer des Auftraggebers und Empfängers, der Betrag sowie der Buchungstag ersichtlich sind.
Auch für Zuwendungen über das Online-Bezahlsystem „PayPal“ gilt der vereinfachte Zuwendungsnachweis. Das in § 50 Abs. 2 Satz 1 EStDV geforderte Merkmal „Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts“ wird durch den „Kontoauszug“ des PayPal-Kontos zusammen mit einem Ausdruck über die Transaktionsdetails der Zuwendung erfüllt (u.a. FinBeh Hamburg, 7.8.2013, 52 – S 2223 – 009/12).
Wichtig: Bei Online-Zahlungen ersetzt der selbst erstellte Ausdruck nur die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts, nicht den Beleg des Spendenempfängers. Der ist bei Kleinspenden an gemeinnützige Einrichtungen immer erforderlich.
Die 200-Euro-Grenze beim vereinfachten Spendennachweis gilt pro Betrag. Es können also mehrfach pro Jahre Zahlungen so nachgewiesen werden. Das gilt auch für Mitgliedsbeiträge, soweit sie steuerlich abzugsfähig sind.
Möglich ist das vereinfachte Spendenverfahren auch bei Nutzung des Lastschriftverfahrens. Die Buchungsbestätigung muss dann Angaben über den steuerbegünstigten Zweck, für den die Zuwendung verwendet wird, und über die Steuerbegünstigung des Vereins enthalten (FinMin Schleswig-Holstein, Medieninformation vom 17.08.2015).
Hinweis: SEPA-Lastschriften sind nur elektronisch möglich. Die gemeinnützige Einrichtung muss die entsprechenden Angaben im Bereich „Kundenreferenznummer/Verwendungszweck“ machen.
Für Spendenaufrufe ist die Kleinspendenregelung für den Verein eine deutliche Erleichterung. Es entfällt die Ausstellung eine Zuwendungsbescheinigung und damit zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Spendennachweise sind damit ohne einen eigenen Beleg des Empfängers möglich.